Estudiar, trabajar o establecerse en otro país implica mucho más que organizar un viaje y encontrar alojamiento. Cuando el traslado tiene una finalidad académica, profesional o residencial, la documentación personal adquiere un papel fundamental, títulos, certificados, partidas de nacimiento, antecedentes penales o documentos relacionados con el estado civil pueden tener que presentarse ante organismos públicos del país de destino.
Uno de los aspectos que con frecuencia genera dudas es el idioma, un documento perfectamente válido en el país donde fue expedido puede no ser aceptado directamente por una administración extranjera si está redactado en una lengua distinta de la exigida. En determinadas circunstancias, será necesario aportar una traducción oficial o traducción jurada.
¿Qué documentos pueden necesitar una traducción?
Las necesidades varían considerablemente en función del país, del procedimiento y de la situación personal. Para acceder a una universidad extranjera, por ejemplo, pueden solicitarse títulos académicos, expedientes, certificados de notas o documentos que acrediten estudios previos. En el ámbito laboral, una empresa o una administración puede requerir títulos profesionales, certificados de experiencia o determinadas acreditaciones.
Cuando el objetivo es residir en otro país, la documentación puede ser más amplia, certificados de nacimiento, matrimonio o antecedentes penales son algunos de los documentos que pueden formar parte de determinados procedimientos migratorios o administrativos. También pueden surgir necesidades de traducción en procesos relacionados con la nacionalidad, el reconocimiento de cualificaciones profesionales o determinados trámites ante registros y organismos oficiales.
No existe, sin embargo, una regla universal que determine que todos estos documentos deban traducirse mediante un traductor jurado, la exigencia depende de la autoridad que vaya a recibirlos y de la normativa aplicable al procedimiento.
La importancia de comprobar los requisitos antes de traducir
Solicitar una traducción antes de conocer las condiciones del organismo destinatario puede provocar gastos y retrasos innecesarios. Antes de encargar el trabajo conviene confirmar qué idioma debe utilizarse, si se exige una traducción oficial y si el documento original necesita apostilla o legalización.
En España, el Ministerio de Asuntos Exteriores señala que las traducciones realizadas por traductores jurados reconocidos por el propio Ministerio tienen carácter oficial y son plenamente válidas en España, sin necesidad de una legalización adicional por el Servicio de Legalizaciones.
Traducción jurada, legalización y apostilla: no son lo mismo
Uno de los errores más habituales consiste en considerar equivalentes estos tres conceptos. La traducción jurada acredita oficialmente la traducción de un documento, mientras que la legalización y la apostilla están relacionadas con la autenticidad del documento público y su reconocimiento en otro Estado.
La Apostilla de La Haya simplifica este proceso entre los países adheridos al Convenio de 1961. Cuando resulta aplicable, sustituye la vía tradicional de legalización diplomática. En otros casos puede ser necesaria una legalización para que el documento produzca efectos en el país de destino.
Presentar una traducción jurada no significa necesariamente que el documento original quede exento de apostilla o legalización. Son trámites diferentes y deben analizarse según el documento, el país y el procedimiento concreto.
Planificar la documentación antes de iniciar el traslado
La preparación documental debería formar parte de la planificación del traslado internacional desde el principio. Las administraciones pueden establecer requisitos específicos sobre la antigüedad de determinados certificados, el formato de los documentos, las copias aceptadas o la necesidad de presentar originales.
Algunos documentos tienen una vigencia limitada. La legalización, por sí misma, no amplía el periodo de validez del documento original.
Una comprobación que puede evitar problemas
Antes de entregar documentación traducida, lo más recomendable es consultar directamente las instrucciones de la universidad, empresa, consulado, registro o administración que vaya a recibirla. También puede comprobarse el listado oficial de traductores jurados habilitados por el Ministerio de Asuntos Exteriores cuando el procedimiento requiera este tipo de traducción.